Zeitmanagement II – warum es nicht DAS EINE Tool gibt

Die Anforderungen, die im beruflichen sowie im privaten Alltag an uns gestellt werden, wachsen seit hunderten von Jahren.

Während die Menschen früher fast ausschließlich arbeiteten, um Nahrung zu beschaffen und deshalb den Herden hinterher zogen, wurden sie später sesshaft und bestellten die Felder mit einfachen Werkzeugen. Die Werkzeuge wurden komplizierter, es mussten Handwerker her. Über die Industrialisierung, die unzählige Arbeiter beschäftigt, geht es rasant ins digitale Zeitalter. Computer bestimmen die Welt und viele Berufe sterben aus – neue Zweige entstehen und somit ist der Mensch permanent gefordert, sich weiterzuentwickeln, um den Erwartungen von außen gerecht zu werden.

Wo es früher Spezialisten gab, ist heute der gefragt, der am besten alles kann. Und so kommt es, dass wir in der heutigen Zeit mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert werden, die idealerweise asap (so schnell wie möglich) erledigt werden sollen.

Wem es hier gelingt, seine Zeit vernünftig einzuteilen, ist zufriedener und hat noch Luft für ein erfüllendes Privatleben.

Die Frage ist also: wie können wir unsere Arbeitslast entspannter und somit effektiver angehen?

Wie bereits in unserem Artikel zum Thema Zeitmanagement im März beschrieben, ist es wichtig zu wissen, wo wir überhaupt hinwollen. Wir benötigen ein Ziel! Im nächsten Schritt gibt es unterschiedliche Methoden, die Zeit – um dieses Ziel zu erreichen – sinnvoll einzusetzen. Wir berichteten über Priorisieren, Zeiträuber, Zeitfenster und die Methode Eat the frog.

Wir müssen jedoch eines realisieren: es gibt nicht DIE EINE Methode, die für jeden von uns gleichermaßen sinnvoll ist. Was bei dem einen funktioniert, kann beim anderen schief gehen. Das liegt u.a. daran, dass es sogenannte konvergente und divergente Denker gibt.

Lothar Seiwert spricht in seinem Buch „Wenn Du es eilig hast, gehe langsam“ von genau diesen Menschentypen. Zu welcher Spezies wir gehören, ist davon abhängig, ob bei uns bevorzugt die linke (konvergenter Typ) oder die rechte (divergenter Typ) Gehirnhälfte aktiv ist.

Demnach sind konvergente Menschen eher konzentriert auf Details. Sie arbeiten schrittweise, planen gerne und gehen im Allgemeinen logisch vor.

Divergente Menschen hingegen sind kreativ, suchen die Vielfalt und sehen das große Ganze.

Aufgrund dieser Erkenntnisse ist es naheliegend zu vermuten, dass beide Typen unmöglich den gleichen Arbeitsstil bevorzugen. Und genauso ist es auch beim Zeitmanagement: das Schreiben von To-Do-Listen und das Setzen von Prioritäten – für den Konvergenten: nichts leichter als das. Für den Divergenten dagegen: die reinste Qual. Dieser mag es dafür farbenfroh und erfreut sich über immer neue Tools zum Austoben: sei es ein weiterer Kalender oder Buntstifte zum Highlighten der Aufgaben. Hauptsache, er kann das Rad immer wieder neu erfinden und drohender Routine frühzeitig aus dem Weg gehen.

„Zeit haben“ ist eine Entscheidung

Einer meiner damaligen Personalchefs fragte mich eines Tages in einem Meeting: „Wie viele Stunden hat Ihr Tag, Frau Goldschmid?“. Ich war zunächst irritiert, antwortete dann aber wahrheitsgemäß mit „24 Stunden“. Ich glaube, das war genau die Antwort, die er hören wollte.

Vielleicht denken Sie jetzt, das ist provokativ. Aber hat nicht jeder von uns dieselbe Zeit zur Verfügung? Wieso nehme ich mir nicht die Zeit, die ich brauche? Unsicherheit, Ängste oder gar Bequemlichkeit könnten mögliche Ursachen dafür sein. Wenn wir das nächste Mal sagen „Ich habe keine Zeit“ sollten wir genauer in uns hinein hören und überlegen, welche Emotion wir gerade verdrängen.

Und was ist, wenn die Zeit nicht ausreicht? Wenn ich mehr als 24 Stunden bräuchte?

Früher ging es mir häufig so, dass ich mir ellenlange To-Do-Listen geschrieben habe und regelmäßig unzufrieden – wenn nicht gar frustriert – war, wenn ich abends völlig erschöpft feststellen musste, dass ich nicht annähernd das geschafft hatte, was ich mir morgens hochmotiviert vorgenommen hatte.

Bis ich eines Tages dazu überging, mir im Vorfeld zu überlegen, wie viel Zeit ich denn für die einzelnen Tätigkeiten überhaupt benötigen würde. Schon beim Erfassen meiner Liste wurde mir dann oft klar, dass es unmöglich ist, alles an einem Tag zu erledigen. Und dann habe ich automatisch damit begonnen, Prioritäten zu setzen. Welche Aufgabe hat Zeit bis morgen? Was kann bis nächste Woche warten? Wer kann mir etwas abnehmen? Ich habe nun immer mehr Spaß daran, meine Listen zu „bearbeiten“ und bin abends sehr zufrieden mit mir, wenn ich sehe, wie erfolgreich ich meine Dinge erledigen konnte.

Meine bevorzugte Vorgehensweise lässt sich am besten mit der bekannten ALPEN-Methode und einem Beispiel, wie dieser Artikel entstand, beschreiben.

A wie Aufgaben und Termine festhalten

Mein Ziel ist klar: ich möchte einen Artikel über Zeitmanagement schreiben. Ich weiß, wann der Artikel veröffentlich werden soll und somit, wieviel Zeit ich bis dahin habe (unter Berücksichtigung aller anderen Aufgaben). Was ist zu tun? Ich mache Brainstorming, betreibe Recherche, sammle relevante Fakten und letztendlich muss ich den Artikel natürlich auch schreiben.

L wie Länge beurteilen (Zeitfenster)

Im zweiten Schritt überlege ich mir, wie viel Zeit ich voraussichtlich für die jeweilige Aufgabe benötige. Also wie lange möchte ich für das Brainstorming investieren, wie lange dauert es womöglich die nötigen Fakten zu recherchieren und wie viel Zeit brauche (oder habe) ich, um den Artikel zu verfassen.

Dabei plane ich in der Regel sehr großzügig um mir selbst genügend… und damit weiter zu Schritt 3

P wie Pufferzeit einkalkulieren (60:40)

…Puffer einzuräumen.

Diese 60:40-Regel meint, dass die zur Verfügung stehende Arbeitszeit nur zu 60% verplant werden soll. Ich persönlich gehe damit wie folgt um: Bei Tätigkeiten, die ich beispielsweise mit 40 Minuten ansetzen würde, verplane ich automatisch 1 Stunde. Oder, mit anderen Worten ausgedrückt: ich plane grundsätzlich nur im Halbstunden-Takt und runde immer auf.

Bezogen auf einen ganzen Tag bedeutet die 60:40-Regel: wenn Sie 8 Stunden zur Verfügung haben, sollten Sie nur 4,8 Stunden verplanen und den Rest für Unvorhersehbares „reservieren“.

E wie Entscheidungen treffen (priorisieren)

Jetzt kann es passieren, dass die geplante Tätigkeit (nehmen wir mal in meinem Beispiel das „recherchieren der Fakten“) auf Grund einer Vielzahl anderer Aufgaben nicht mehr in meinen Tageszeitplan passt. Dann ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Kann meine Recherche warten? Bis wann sollte der Artikel fertig sein? Wo kann ich dieses geplante Zeitfenster unterbringen?

N wie Nachkontrolle

Zu guter Letzt kommen dann die altbewährten Häkchen ins Spiel. Hier sollte dringend überprüft werden, welche Aufgaben am Tagesende erledigt und welche denn doch noch offen sind und wo diese Zeitfenster zu einem späteren Zeitpunkt noch untergebracht werden können.

Die Vorteile dieser Methode sind vielfältig: Zunächst sehe ich im Vorfeld bereits, was überhaupt realisierbar ist. Die Zufriedenheit steigt darüber hinaus enorm, da bei „guter“ Planung die Themen auch erledigt werden können. Und die Planung ist für verschiedene Zeitvolumina einsetzbar, d.h. für Tages- Wochen- oder Monatsziele.

Ich persönlich habe sehr gute Erfahrungen mit der Methode gemacht und kann Sie nur einladen, es selbst auch auszuprobieren.

Kicki

 

Viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht Ihnen herzlichst

Brigitte Goldschmid

Dale Carnegie Business Coach

 

Lässt sich Selbstbewusstsein aufbauen?

Selbstbewusstsein ist angeboren. So erscheint es mir zumindest, wenn ich Kinder ansehe. An ihrem Verhalten können wir erkennen, dass sie sich in jede Herausforderung ohne Selbstzweifel hineinwerfen und erst im Nachhinein ihre Rückschlüsse ziehen. Im Gegensatz zu uns Erwachsenen analysieren sie nicht stundenlang vorher, vergleichen sich nicht mit anderen Kindern und besuchen auch keine intensive Fachschulung, um ein Zertifikat für ihre Fähigkeiten zu erhalten. Wenn ein Kind laufen lernt, dann fällt es immer wieder hin und steht trotzdem immer wieder auf. Von diesem Verhalten, das von einem Urvertrauen geprägt ist, können wir einiges lernen!

Wie kommt es, dass wir im Laufe unseres Lebens das Vertrauen in unsere Fähigkeiten verlieren?

Wir alle sind geprägt von individuellen Erfahrungen, dem Feedback unserer Mitmenschen und in der Vergangenheit gesetzten Grenzen. Diese persönliche Historie, die oft von Rückschlägen, Enttäuschungen und wenig zwischenmenschlicher Anerkennung geprägt ist, trennt uns heute von dem uns von Natur aus gegebenen Selbstbewusstsein. Wir sind also mental negativ vorprogrammiert. Unsere innere Angst, etwas falsch zu machen und nicht gemocht zu werden, schränkt uns im Alltag ein.

Neuer Mut durch Achtsamkeit

Was können wir tun, um wieder unbeschwert, ohne Sorgen und Grübeleien, an uns selbst und unsere Stärken zu glauben? Das Zauberwort heißt Achtsamkeit. Indem ich achtsam beobachte, was meine Gedanken machen, kann ich meine Unsicherheiten besser erkennen und dann gezielt daran arbeiten, diese aufzulösen.

Unser Verstand ist den ganzen Tag damit beschäftigt, uns vor unangenehmen Situationen zu beschützen. Wenn wir z.B. in einem Meeting sitzen und etwas sagen möchten, währenddessen aber die Unsicherheit darüber aufkommt, ob das Gesagte auch gut ankommt, können wir aufmerksam beobachten, wie unser Verstand eine Ächtung unserer Person vermeiden möchte.

Wir müssen ein Verständnis dafür entwickeln, dass unser pathologischer „innerer Kritiker“, es nur gut mit uns meint. Er will uns vor Unangenehmem bewahren. Mit diesem Bewusstsein über unsere mentalen Prozesse, können wir den Kritiker in uns beruhigen und ihm klarmachen, dass dies keine „lebensbedrohliche“ Situation ist. Ab diesem Moment werden wir spürbar feststellen, wie unsere Selbstsabotagen nach und nach weniger werden.

Allein schon die Erkenntnis, dass ein starkes Selbstbewusstsein längst in uns schlummert, verborgen hinter einem „Unsicherheitsgestrüpp“, kann uns beflügeln. Diese Erkenntnis kann mehr bewirken, als sich der Aufgabe stellen zu müssen, mühsam jahrelang Selbstbewusstsein „neu aufzubauen“.

„Grenzen existieren nur in unserem Kopf“

Der erste Schritt ist also Erkenntnis und Bewusstsein.

Und wie kann ich nun wieder Zugang zu meinem angeborenen Selbstbewusstsein finden und dieses auch fortan fühlen und ausdrücken?

Lassen Sie mich dazu kurz das Verständnis von „Selbstbewusstsein“ definieren, um ein klareres Bild von diesem Begriff zu erhalten. Selbstbewusstsein bedeutet nicht, zu denken: „Ich bin der Beste! Der Tollste! Ich kann alles!“. Es bedeutet vielmehr, das Bewusstsein zu entwickeln, auch ohne den aktuellen Besitz einer bestimmten Fähigkeit, ein Ziel erreichen zu können. Der Glaube daran, dass ich auf dem Weg zu meinem Ziel alles Notwendige erlernen und jede Herausforderung überwinden kann – das ist Selbstbewusstsein!

Der kürzeste, fundamentalste Weg zu einem gesunden Selbstbewusstsein hängt von einer entscheidenden mentalen Fähigkeit ab: dem positiven Umpolen unseres Denkens über uns selbst.

 

Tipps für starkes Selbstbewusstsein

Beginnen Sie ein Erfolgstagebuch zu schreiben. Notieren Sie jeden Abend fünf Dinge, die Ihnen am heutigen Tag gut gelungen sind. Das können die banalsten Dinge sein: „Heute habe ich 15 Minuten an meinem neuen Projekt gearbeitet…ich habe gesund zu Mittag gegessen…bei der Meinungsverschiedenheit mit meinem Kollegen habe ich meinen Standpunkt souverän vertreten“ – und so weiter.

Gewöhnen Sie sich daher daran, Ihren Fokus auf Ihre Stärken und Erfolge auszurichten. Konzentrieren Sie sich auf Ihre guten Seiten. Wenn Sie Ihr Bewusstsein mit positiven Gedanken und imaginären Bildern füttern, die Sie selbst im besten Licht zeigen, wird sich Ihr Selbstbild automatisch verändern.

Scheuen Sie sich auch nicht davor, „zu selbstbewusst“ zu wirken!

Wer direkt in die Sonne blickt, wird von ihr geblendet. Doch die Sonne macht sich darüber keine Sorgen, sie strahlt in voller Pracht und schenkt den Menschen Wärme und Energie.

Strahlen auch Sie Ihr Selbstbewusstsein ohne Bedenken aus. Es schlummert längst in Ihnen und wartet nur darauf, geweckt zu werden!

vincent

 

Herzlich

Vincent Schwarzmeier

Dale Carnegie Business Coach

 

Erfahren Sie mehr zu Dale Carnegie Internationale Sales und Leadership Trainings

Wenn nicht jetzt, wann dann?

Liebe Leserinnen und Leser,

Selbstoptimierung scheint in den letzten Jahren ein Credo für viele von uns geworden zu sein…ständig höre ich Begriffe wie Selbstmanagement und Zeitmanagement…aber worum geht dabei eigentlich?

Maximal produktiv sein und dabei stressfrei und entspannt alle Ziele erreichen – wie schaffen wir das? Damit unser persönliches Zeitmanagement wirklich erfolgreich wird, müssen wir uns zunächst ein paar Dinge bewusst machen.

Es ist ein Irrglaube, alle Aufgaben in den Terminkalender zu pressen und maximal schnell abzuarbeiten, bewiese gutes Zeitmanagement. Vielmehr sollte der Fokus bei der Zeitplanung auf unserer Vision, oder im beruflichen Kontext der Unternehmensvision, liegen. Aus einer Vision ergeben sich wiederum konkrete Ziele. Wir müssen uns also die Frage stellen:

Wo soll es langfristig hingehen und welche Ziele muss ich dafür verfolgen?

Nur mit diesem ersten strategischen Gedankenschritt werden wir unser Themenchaos und das Gefühl der Überforderung ablegen können. Ohne das Bewusstmachen unserer wirklichen Prioritäten werden wir es zwar möglicherweise schaffen, alle anfallenden Aufgaben Stück für Stück abzuarbeiten. Aber was nutzt uns das, wenn wir abends völlig erschöpft nach Hause kommen?

 

„Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen – nur Ihr Verhalten“. Michael Kastner

 

Mehr Effizienz durch Prioritäten

Wenn wir unsere Vision und Ziele klar vor Augen haben, können wir bei der täglichen Planung unserer Aufgaben den Fokus auf die Dinge legen, die zum Erreichen der Ziele entscheidend sind. Dabei wird es dringendere Aufgaben geben, die sich im Arbeitsalltag in den Vordergrund drängen, und weniger dringende, die aber für die Erreichung unserer Ziele nicht minder wichtig sind. Entscheidend ist es, die Prioritäten zu erkennen.

Zeiträuber enttarnen und eliminieren

Oft schieben wir die zwar äußerst wichtigen, aber zeitlich nicht dringlichen Aufgaben, nach hinten, weil wir durch vermeintlich „akute“ Themen aufgehalten werden. Kennen Sie das auch? Gerade haben Sie sich in das wichtige Projekt, dessen Deadline immer näher rückt, eingearbeitet…da ruft die nette Kollegin an und bittet um kurzfristige dringende Hilfe. Und schon rückt das eigentliche Prioritäts-Projekt in weite Ferne…

Das Schlimme daran ist, dass die kurzfristige Erledigung solcher zeitraubenden Spontanaufgaben meist gar nicht zu unserer Zielerreichung beiträgt. Wie können wir also derartige Störungen, die uns vortäuschen, sofort erledigt werden zu müssen, identifizieren und vermeiden?

Hier bietet sich klassisches Protokollieren an. Indem ich drei Tage lang im Halbstundentakt niederschreibe, mit welchen Tätigkeiten ich meinen Tag verbringe, enttarne ich meine persönlichen „Störenfriede“ und kann dann gezielt handeln. Diese „Zeiträuber“ kann ich dann im besten Falle delegieren oder sie auf einen zeitlich begrenzten Platz verweisen. Idealerweise widme ich mich diesen Dingen zu einer Zeit, in der meine Leistungskurve ohnehin nicht besonders hoch ist.

Anschließend geht es darum, eine Herangehensweise an die wichtigen Aufgaben auszuarbeiten. Dafür empfiehlt sich eine Rangliste: Schreiben Sie die wichtigen Aufgaben nach Priorität geordnet untereinander, notieren Sie deren voraussichtliche Länge und geben ihnen noch einen realistischen Puffer für Unvorhergesehenes dazu. Eine solche Rangliste erleichtert Ihnen die Kontrolle am Ende des Tages oder der Arbeitswoche.

Unangenehmes erfolgreich erledigen

Praktische Tipps für Aufgaben, die Sie seit Langem vor sich herschieben:

  1. Eat the frog! Die klassische Methode empfiehlt, „den Frosch“ gleich am Morgen zu essen. Stürzen Sie sich als erstes auf die unangenehmste Aufgabe! Danach fühlen Sie sich befreit und bereit für die angenehmeren Projekte.
  2. Step-by-Step! Teilen Sie die Aufgabe in einzelne „Häppchen“ und erledigen jeden Tag eines davon. Das bringt Erfolgserlebnisse und spornt an, weiterzumachen.
  3. Weg damit! Vielleicht identifizieren Sie die Aufgabe als so unwichtig, dass Sie sie endgültig streichen können.

Eines ist sicher: Jede erledigte Aufgabe bewirkt ein Gefühl der Erleichterung und des Erfolgs in uns. Und eine entspannte Grundstimmung wirkt sich wiederum positiv auf unser Privat- und Berufsleben aus.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ein bereicherndes Zeitmanagement!

Nicole_klein

 

 

Herzliche Grüße

Nicole Jantzen

Dale Carnegie Business Coach

 

 

Erfahren Sie mehr zu Dale Carnegie Internationale Sales und Leadership Trainings