Zeitmanagement

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Wenn nicht jetzt, wann dann?

Liebe Leserinnen und Leser,

Selbstoptimierung scheint in den letzten Jahren ein Credo für viele von uns geworden zu sein…ständig höre ich Begriffe wie Selbstmanagement und Zeitmanagement…aber worum geht dabei eigentlich?

Maximal produktiv sein und dabei stressfrei und entspannt alle Ziele erreichen – wie schaffen wir das? Damit unser persönliches Zeitmanagement wirklich erfolgreich wird, müssen wir uns zunächst ein paar Dinge bewusst machen.

Es ist ein Irrglaube, alle Aufgaben in den Terminkalender zu pressen und maximal schnell abzuarbeiten, bewiese gutes Zeitmanagement. Vielmehr sollte der Fokus bei der Zeitplanung auf unserer Vision, oder im beruflichen Kontext der Unternehmensvision, liegen. Aus einer Vision ergeben sich wiederum konkrete Ziele. Wir müssen uns also die Frage stellen:

Wo soll es langfristig hingehen und welche Ziele muss ich dafür verfolgen?

Nur mit diesem ersten strategischen Gedankenschritt werden wir unser Themenchaos und das Gefühl der Überforderung ablegen können. Ohne das Bewusstmachen unserer wirklichen Prioritäten werden wir es zwar möglicherweise schaffen, alle anfallenden Aufgaben Stück für Stück abzuarbeiten. Aber was nutzt uns das, wenn wir abends völlig erschöpft nach Hause kommen?

„Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen – nur Ihr Verhalten“. Michael Kastner

Mehr Effizienz durch Prioritäten

Wenn wir unsere Vision und Ziele klar vor Augen haben, können wir bei der täglichen Planung unserer Aufgaben den Fokus auf die Dinge legen, die zum Erreichen der Ziele entscheidend sind. Dabei wird es dringendere Aufgaben geben, die sich im Arbeitsalltag in den Vordergrund drängen, und weniger dringende, die aber für die Erreichung unserer Ziele nicht minder wichtig sind. Entscheidend ist es, die Prioritäten zu erkennen.

Zeiträuber enttarnen und eliminieren

Oft schieben wir die zwar äußerst wichtigen, aber zeitlich nicht dringlichen Aufgaben, nach hinten, weil wir durch vermeintlich „akute“ Themen aufgehalten werden. Kennen Sie das auch? Gerade haben Sie sich in das wichtige Projekt, dessen Deadline immer näher rückt, eingearbeitet…da ruft die nette Kollegin an und bittet um kurzfristige dringende Hilfe. Und schon rückt das eigentliche Prioritäts-Projekt in weite Ferne…

Das Schlimme daran ist, dass die kurzfristige Erledigung solcher zeitraubenden Spontanaufgaben meist gar nicht zu unserer Zielerreichung beiträgt. Wie können wir also derartige Störungen, die uns vortäuschen, sofort erledigt werden zu müssen, identifizieren und vermeiden?

Hier bietet sich klassisches Protokollieren an. Indem ich drei Tage lang im Halbstundentakt niederschreibe, mit welchen Tätigkeiten ich meinen Tag verbringe, enttarne ich meine persönlichen „Störenfriede“ und kann dann gezielt handeln. Diese „Zeiträuber“ kann ich dann im besten Falle delegieren oder sie auf einen zeitlich begrenzten Platz verweisen. Idealerweise widme ich mich diesen Dingen zu einer Zeit, in der meine Leistungskurve ohnehin nicht besonders hoch ist.

Anschließend geht es darum, eine Herangehensweise an die wichtigen Aufgaben auszuarbeiten. Dafür empfiehlt sich eine Rangliste: Schreiben Sie die wichtigen Aufgaben nach Priorität geordnet untereinander, notieren Sie deren voraussichtliche Länge und geben ihnen noch einen realistischen Puffer für Unvorhergesehenes dazu. Eine solche Rangliste erleichtert Ihnen die Kontrolle am Ende des Tages oder der Arbeitswoche.

Unangenehmes erfolgreich erledigen

Praktische Tipps für Aufgaben, die Sie seit Langem vor sich herschieben:

Eat the frog! Die klassische Methode empfiehlt, „den Frosch“ gleich am Morgen zu essen. Stürzen Sie sich als erstes auf die unangenehmste Aufgabe! Danach fühlen Sie sich befreit und bereit für die angenehmeren Projekte.
Step-by-Step! Teilen Sie die Aufgabe in einzelne „Häppchen“ und erledigen jeden Tag eines davon. Das bringt Erfolgserlebnisse und spornt an, weiterzumachen.
Weg damit! Vielleicht identifizieren Sie die Aufgabe als so unwichtig, dass Sie sie endgültig streichen können.

Eines ist sicher: Jede erledigte Aufgabe bewirkt ein Gefühl der Erleichterung und des Erfolgs in uns. Und eine entspannte Grundstimmung wirkt sich wiederum positiv auf unser Privat- und Berufsleben aus.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ein bereicherndes Zeitmanagement!

Nicole_klein

Herzliche Grüße

Nicole Jantzen

Dale Carnegie Business Coach

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Das allgegenwärtige Email-Postfach

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

die Urlaubszeit ist beinahe vorüber und wenn ich jetzt frage, wer in seinem Urlaub nicht ein einziges Mal seine Geschäftsemails gecheckt hat, würden dies nur die Wenigsten behaupten. Falls Sie zu denjenigen gehören, die das geschafft haben – herzlichen Glückwunsch!

Vermutlich kenn wir alle genau dieses Gefühl. Man möchte nur kurz schauen, ob es irgendwo brennt, ob alles funktioniert und man sich auch wirklich entspannen darf. Deshalb wirft man einen Blick auf seinen Posteingang und schon beschäftigt man sich mit Emails, deren Inhalte eigentlich gar nicht so dringlich sind und bei denen es völlig legitim wäre, wenn sie unsere Aufmerksamkeit erst nach dem Urlaub erhalten. „Das geht ja schnell und dann ist es erledigt!“ trifft leider auf zu viele Nachrichten zu und schon haben wir in unserem Urlaub unnötig viel Zeit und Gedanken auf unseren Job verschwendet, die wir eigentlich zur Erholung hätten nutzen sollen.

Viele Arbeitnehmer (42%) fühlen sich laut einer Studie von Randstad aus dem Jahr 2014 verpflichtet, auch im Urlaub einen Blick in die Emails zu werfen. Zusätzlich fühlen sich 26% schuldig, wenn sie ihren gesamten Jahresurlaub in Anspruch in nehmen. Doch bestätigen 67% der Befragten gleichzeitig, dass sie sich nach der Rückkehr aus einen erholsamen, arbeitsfreien Urlaub produktiver fühlen.

Was können wir also tun, damit wir im Urlaub wirklich abschalten und entspannen?

Vorbereitung & Abstimmung: Am besten geben wir den Kollegen und Dienstleistern schon eine Woche vor dem Urlaub Bescheid, dass wir in einem bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sind. Dann lassen sich alle wichtigen und dringlichen Aufgaben noch vor dem Urlaub erledigen.
Information & Kommunikation: Eine Abwesenheitsnotiz einzurichten ist unumgänglich, da dann jeder weiß, wann er mit einer Antwort auf seine Email rechnen kann. Zusätzlich sollten Sie in der Nachricht auf eine Urlaubsvertretung verweisen und deren Kontaktdaten für wichtige Fälle angeben. Durch eine Übergabe vor dem Urlaub kann Ihre Vertretung die meisten Aufgaben dann bearbeiten, an die richtige Abteilung verweisen oder muss Sie schlussendlich nur im dringendsten Fall kontaktieren.
Abschalten & Abgrenzen: Selbst das Symbol eingehender Emails oder die sogenannten Push-Benachrichtigungen mit einer Betreffzeile wecken unsere Neugier. Schalten Sie diese Funktionen auf Ihrem Handy für die Urlaubszeit ab. Wenn Sie gar nicht mitbekommen, dass Sie Emails erhalten haben, ist die Chance größer, dass wir das Mailprogramm gar nicht erst öffnen. Deshalb also unbedingt die Benachrichtigungsfunktion ausstellen.
Termine & Zeitplan: Verfallen Sie nach dem Urlaub auf keinen Fall – aufgrund der Menge der Emails – in Stress und Hektik. Planen Sie sich genug Zeit ein und legen Sie sich Termine in Ihrem Kalender explizit für die Bearbeitung Ihrer Emails an – selbst, wenn es der komplette, erste Arbeitstag ist.

Gönnen Sie sich also echte Erholung und nutzen Sie Ihren nächsten Urlaub als solchen. Schalten Sie ab – innerlich genauso wie Ihr Geschäftshandy und den Firmenlaptop.

In diesem Sinne einen guten Start nach dem Urlaub und beste Grüße

MPRICK

Miriam Prick

Dale Carnegie Trainerin

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Zeit- und Selbstmanagement als Erfolgsfaktor

Liebe Leserinnen und Leser!

Im letzten Beitrag haben wir uns bereits mit der Relevanz von Zielen für unseren persönlichen und beruflichen Erfolg beschäftigt. Nun wollen wir uns anschauen, wie wir sicherstellen, das wir als eine Art Ein-Mann-Unternehmen diese Ziele auch wirklich erreichen.

Schritt 1: Herunterbrechen der Ziele

Gehen wir einmal davon aus, dass sinnvolle Jahresziele vereinbart sind. Die Frage, die wir uns jederzeit stellen sollten und auch eine Antwort darauf haben sollten, ist:

„Was ist diese Woche an Aktivitäten erforderlich, um auf den Weg zu meinen Zielen „on track“ zu sein?“ Um eine Antwort auf diese Frage geben zu können, müssen wir die Ziele zunächst auf Wochenziele herunterbrechen. Die erste Frage, die wir uns also jede Woche stellen sollten (oder besser noch: am Ende der Vorwoche): „Welche Ergebnisse muss ich diese Woche erzielen, um meine Jahresziele zu erreichen?“

Schritt 2: Verknüpfung der Wochenziele mit Aktivitäten

Da diese Wochenziele viel greifbarer sind, ist es auch deutlich einfacher einzuschätzen, welche Aktivitäten erforderlich sind, um diese Ziele zu erreichen. Auch ist die Lernkurve viel steiler. Wir lernen von Woche zu Woche, ob unsere Einschätzung richtig war und werden so immer besser darin, die richtige Wahl zu treffen.

Schritt 3: Sicherstellen, dass wir diese Aktivitäten auch umsetzen

Jeden Tag kommen Dinge auf uns zu, die wir nicht vorausplanen können: Reklamationen von Kunden, zusätzliche vom Chef übertragene Aufgaben, Ausfall von Mitarbeitern, usw. Wie sollen wir nun sicherstellen, dass genügend Zeit übrigbleibt, für die Aktivitäten, die zum Erreichen unserer Wochenziele erforderlich sind.

Nehmen wir hier mal eine Anleihe beim Thema Geld. Viele Menschen sparen kein (oder zu wenig Geld), weil sie am Ende des Monats zurücklegen wollen, was übriggeblieben ist. In der Regel machen sie die Erfahrung, dass nichts übriggeblieben ist. So ähnlich verfahren die meisten Menschen auch mit ihrer Zeit. Sie erledigen zunächst all die (teils vermeintlich) dringenden Dinge, und kommen dadurch nicht mehr dazu an den wichtigen Themen zu arbeiten, die sie ihren Zielen näherbringen.

Ich habe mich mehrere Jahre intensiv mit Zeit- und Selbstmanagement beschäftigt. Wenn ich aus alle den Tipps und Tools eine einzige Sache auswählen sollte, die den größten positiven Effekt auf unsere Ziele hat, dann ist es genau die, die uns auch hier weiterhilft: Termine mit sich selbst.

Manche nennen es „Stille Stunde“, andere „Blockzeit“. Ich nenne es gerne einen „Termin mit uns selbst“. Mehrmals pro Woche sollten wir einen Zeitblock einrichten, an dem wir ungestört an unseren Zielen arbeiten. Und „ungestört“ heißt „ungestört“. Keine Telefonate, keine E-Mails, keine offene Bürotür.

Natürlich taucht die Frage auf, wie oft soll ich einen solchen „Termin mit mir selbst“ einrichten. Das hängt von vielen Faktoren ab: vom Job, vom Arbeitsumfeld, von der Höhe der Ziele, etc. Als Richtmaß für den Anfang könnten drei Blöcke á 2 Stunden pro Woche gelten. Viele Menschen sind erstaunt darüber, was man in 6 Stunden ungestörter Arbeit alles erreichen kann.

Als Antwort auf diesen Vorschlag höre ich oft: „Das geht bei mir nicht“. Stellen wir uns besser die Frage: „Wie kann ich es möglich machen?“ Ein Kollege übernimmt in dieser Zeit die Anrufe (und Sie tun es später für ihn). Mails werden danach beantwortet (E-Mail-Benachrichtigung unbedingt ausschalten: kein Ton, kein visuelles Signal). Zeiten nutzen, in denen typischerweise eher weniger los ist.

Jeder muss seinen eigenen Weg finden. Ich stehe beispielsweise jeden Morgen um 4:30 auf. Zwischen 05:00 Uhr und 07:00 Uhr kommen selten Anrufe. Diesen Artikel schreibe ich gerade im Zug. Aber da sind wir wieder beim Thema Disziplin. Wie wichtig ist uns das Erreichen unserer Ziele wirklich? Was sind wir bereit, dafür zu tun.

Fazit

Zeit- und Selbstmanagement ist eine Frage des Systems:

Herunterbrechen der Jahresziele auf Wochenziele
Festlegen der notwendigen Aktivitäten, um die Wochenziele zu erreichen
Sicherstellen, dass diese Aktivitäten auch umgesetzt werden

Klingt einfach? Ist es auch. Die entscheidende Frage ist: Haben wir die Disziplin, ein solches System umzusetzen. Sprechen wir uns in einem Jahr wieder. Ich bin gespannt zu hören, was sich in Ihrem Leben verändert hat.

Zeitmanagement ist für Sie eine echte Herausforderung? Besuchen Sie doch den entsprechenden Dale Carnegie Kurs – wir helfen Ihnen gerne weiter.

Mit den besten Grüßen,

Ihr Andreas Iffland

Andreas Iffland

Unter den ca. 3.000 Dale Carnegie Trainern weltweit gehört Andreas Iffland zu den 30 Carnegie-Mastern, die für die Trainerausbildung verantwortlich sind. Seit 2002 hat er mit Kunden, Teilnehmern und Trainer aus allen Kontinenten gearbeitet. Seine mehr als 25-jährige Tätigkeit in Sales und Sales Management sind der Grund dafür, dass neben der Trainerausbildung Verkaufstrainings sein Spezialgebiet sind.

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So erreichen Sie Ihre Ziele 2018…

Liebe Leserinnen, liebe Leser!

„Sagen Sie mal Herr Iffland, wie kann ich in der mir zur Verfügung stehenden Zeit mehr Aufgaben erledigen?“

Das hat mich einmal ein Seminarteilnehmer gefragt. Nun, diese Frage ist ja durchaus berechtigt. Wer macht nicht die Erfahrung, dass es heutzutage gilt, immer mehr Aufgaben immer schneller mit immer weniger Ressourcen zu erledigen. Wenn man den Satz nun einmal genauer analysiert, dann stellen sich verschiedene Fragen:

Wie ist denn die ‚mir zur Verfügung stehende’ Zeit definiert?
Was heißt ‚mehr’? Im Vergleich wozu?
Ist ‚mehr’ eigentlich ein relevantes Maß?

In Zeiten ständiger Erreichbarkeit verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit immer mehr. Viele Selbstständige unterscheiden hier inzwischen ohnehin nicht mehr. Wir wollen in diesem Beitrag die Frage einmal umformulieren:

„Wie kann ich möglichst viel erreichen?“

In dieser umformulierten Frage geht es weniger um die Dinge, die ich tue, als vielmehr um die Ergebnisse, die ich durch diese Tätigkeiten erziele. Menschen, die mit ihrem Zeit- und Selbstmanagement nicht zufrieden sind, mangelt es oft an einem oder mehreren der folgenden Punkte:

Klarheit über die Ziele
Verknüpfung der Aktivitäten mit diesen Zielen
Disziplin

Hier geht es nun vor allem um die ersten beiden Aspekte: Klarheit der Ziele sowie die Verknüpfung unserer Aktivitäten mit diesen Zielen. Betrachten wir doch einmal als Planungshorizont ein Jahr. Das ist ein Zeitraum, für den in den meisten Unternehmen die Ziele für die einzelnen Mitarbeiter definiert sind: Umsatzziele, Abschluss eines Projekts, Erwerb einer bestimmten Fähigkeit, usw. Oft gibt es nur ein oder zwei, manchmal 4 Gespräche pro Jahr, in denen der Vorgesetzte und der Mitarbeiter besprechen, wie es mit dem Grad der Erreichung dieser Ziele ausschaut.

Nur zu oft kommt man gemeinsam zum Ergebnis, dass die Ziele „nicht ganz“ erreicht wurden oder unterjährig, dass man nicht „on track“ ist. Es wird die ein oder andere Maßnahme besprochen, in der Hoffnung, dass es beim nächsten Gespräch besser aussieht.

„Hope is not a Strategy“

Allzu oft bleibt es leider bei der Hoffnung. Die meisten Zeitmanagement-Experten sind sich einig, dass die Woche ein vernünftiger Planungshorizont ist. Und um zu messen, ob wir „on track“ sind, bedarf es nicht des Gesprächs mit einem Vorgesetzten. Letztlich ist jeder der Chef seiner eigenen „Ich AG“. Wir sind der CEO unseres eigenen Unternehmens, das aus uns alleine besteht.

Wie können wir nun sicherstellen, dass dieses Ein-Mann-Unternehmen seine Ziele erreicht? Das Lesen Sie in Teil 2 meines Beitrags am 17. Januar 2018.

Weitere hilfreiche Tipps zum Thema Zeitmanagement bekommen Sie hier.

Alles Gute und bis bald,

Ihr Andreas Iffland

Allgemein, Beiträge Uwe Göthert

Von weihnachtlicher Hektik und motivierendem Arbeitsklima…

Liebe Leserinnen und Leser,

gerade in der Weihnachtszeit bestimmen Hektik und Stress unseren Arbeitssalltag. Wir sollten dabei jedoch nicht vergessen, dass unsere Arbeit und auch der Umgang mit den Kollegen unser Leben mitbestimmen – nicht nur in der Arbeitszeit, sondern auch weit darüber hinaus:

Wer sich in der Arbeit überfordert fühlt, möchte sich zuhause nur noch ausruhen, bestenfalls sich vom Fernsehprogramm berieseln lassen.
Hat man Probleme und gar Streit mit den Kollegen, möchte man daheim von zwischenmenschlichen Problemen verschont bleiben, sich beispielsweise nicht auch noch um die Erziehung der Kinder oder die Sorgen des Partners kümmern.

Wären also die Vorraussetzungen am Arbeitsplatz besser, dann wäre auch unsere Freizeitgestaltung und unser Privatleben ein anderes. Das heißt: Ihre Freizeitwünsche (und indirekt auch die Ihrer Familie oder Freunde) werden von dem beeinflusst, was Sie bei der Arbeit erleben.

Wenn Sie das Arbeitsklima als schlecht empfinden, sollten Sie diese Erkenntnis als Motivation sehen, sich für Verbesserungen einzusetzen! Trotz Hektik und Stress können Sie sich mit ganz einfachen, alltäglichen Dingen für mehr Zufriedenheit und eine bessere Work-Life-Balance einsetzen:

Gute Umgangsformen
Klare, direkte und kontinuierliche Kommunikation
Sinnvolle Informationsstrukturen
Lob und Wertschätzung gegenüber den Kollegen
Ein offenes Ohr für andere haben

Mehr zum Thema „Erfolgreiche Kommunikation“ finden Sie hier in in unserem E-Book.

Nehmen wir also Weihnachten als Fest der Menschlichkeit und Freude zum Anlass und versuchen, das Arbeitsklima positiv zu verändern. Letztendlich haben Sie dann nämlich ein noch schöneres Fest mit unserer Familie.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen Frohe Weihnachten und erholsame Feiertage.

Ihr Uwe Göthert

Allgemein, Beiträge Uwe Göthert

Wenn Überstunden krank machen…

Liebe Leserinnen und Leser!

Vollzeitbeschäftigte in Deutschland arbeiten wöchentlich durchschnittlich knapp fünf Stunden länger als vertraglich vereinbart. Fast die Hälfte der Mitarbeiter möchte ihre Arbeitszeit verringern. Wer planbare Arbeitszeiten und Einfluss auf die Gestaltung seiner Arbeitszeit hat, ist oft gesünder und hat eine bessere Work-Life-Balance. Das sind Ergebnisse des ersten BAuA-Arbeitszeitreports auf Grundlage einer repräsentativen Befragung von 20.000 Erwerbstätigen in Deutschland.

pocket-watches-436567_640 Selbst bei Mitarbeitern, die ihr Arbeit lieben und mit voller Leidenschaft und Engagement für das Unternehmen tätig sind, lässt sich ein Zusammenhang zwischen langen Arbeitstagen und einer verschlechterten Gesundheit herstellen.

Regelmäßige Überstunden führen zu Erschöpfung, Müdigkeit und Schlafstörungen sowie Niedergeschlagenheit und Rückenschmerzen.

Jeder zweite Mitarbeiter arbeitet in Deutschland zwischen fünf und zehn Stunden mehr pro Woche – jeder zehnte leistet sogar mehr als zehn Stunden Mehrarbeit. Fast jede und jeder Zweite arbeitet regelmäßig mindestens einmal im Monat am Wochenende und in der Freizeit – etwa am Abend und auch Sonn- und Feiertagen sowie im Urlaub.

Die Krankheitssymptome sind jedoch deutlich ausgeprägter, wo Unzufriedenheit mit den Arbeitsbedingungen zugrunde liegen. Auch erheblicher Leistungs- und Termindruck aus Angst, den geliebten Job zu verlieren oder weil die Arbeit in der vertraglich vereinbarten Zeit schlichtweg nicht zu schaffen ist, sind Ursache für gesundheitliche Beeinträchtigungen.

Flexible Arbeitszeiten machen eher krank als gesund

Aktuell sind auch immer wieder flexible Arbeitszeiten Grund für Diskussionen. Die Studie stellt hier ganz klar fest, dass besonders flexible Arbeitszeiten einen negativen Effekt auf die Gesundheit haben können – nämlich dann, wenn Arbeitszeiten kaum noch planbar sind, Einsätze sehr kurzfristig mitgeteilt werden oder sich regelmäßig ändern.

Wenig berufliche Planbarkeit von Arbeitseinsätzen, Projekten und Aufträgen über eine längere Zeit geht also zu Lasten der psychischen und physischen Gesundheit. Dagegen kann man als Arbeitsgeber und auch als Mitarbeiter ganz einfach mit einem besseren Zeitmanagement gegensteuern.

Dale Carnegies Grundlagen für effektives Zeitmanagement:

Unterbrechungen vermeiden.
effektives Delegieren und anpacken statt aufschieben.
Fokus auf das wirklich Wichtige.
Effektivität steht im Mittelpunkt.

Konzentrieren Sie sich also auf Kernaufgaben, die Ihre Zeitinvestition auch wirklich wert sind! Mehr dazu auch in unserem Kurs bzw. auf der Homepage unter: http://www.dalecarnegie.de/events/zeitmanagement/0516/

Mit besten Grüßen

Uwe Göthert