Liebe Leserinnen und Leser,
Selbstoptimierung scheint in den letzten Jahren ein Credo für viele von uns geworden zu sein…ständig höre ich Begriffe wie Selbstmanagement und Zeitmanagement…aber worum geht dabei eigentlich?
Maximal produktiv sein und dabei stressfrei und entspannt alle Ziele erreichen – wie schaffen wir das? Damit unser persönliches Zeitmanagement wirklich erfolgreich wird, müssen wir uns zunächst ein paar Dinge bewusst machen.
Es ist ein Irrglaube, alle Aufgaben in den Terminkalender zu pressen und maximal schnell abzuarbeiten, bewiese gutes Zeitmanagement. Vielmehr sollte der Fokus bei der Zeitplanung auf unserer Vision, oder im beruflichen Kontext der Unternehmensvision, liegen. Aus einer Vision ergeben sich wiederum konkrete Ziele. Wir müssen uns also die Frage stellen:
Wo soll es langfristig hingehen und welche Ziele muss ich dafür verfolgen?
Nur mit diesem ersten strategischen Gedankenschritt werden wir unser Themenchaos und das Gefühl der Überforderung ablegen können. Ohne das Bewusstmachen unserer wirklichen Prioritäten werden wir es zwar möglicherweise schaffen, alle anfallenden Aufgaben Stück für Stück abzuarbeiten. Aber was nutzt uns das, wenn wir abends völlig erschöpft nach Hause kommen?
„Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen – nur Ihr Verhalten“. Michael Kastner
Mehr Effizienz durch Prioritäten
Wenn wir unsere Vision und Ziele klar vor Augen haben, können wir bei der täglichen Planung unserer Aufgaben den Fokus auf die Dinge legen, die zum Erreichen der Ziele entscheidend sind. Dabei wird es dringendere Aufgaben geben, die sich im Arbeitsalltag in den Vordergrund drängen, und weniger dringende, die aber für die Erreichung unserer Ziele nicht minder wichtig sind. Entscheidend ist es, die Prioritäten zu erkennen.
Zeiträuber enttarnen und eliminieren
Oft schieben wir die zwar äußerst wichtigen, aber zeitlich nicht dringlichen Aufgaben, nach hinten, weil wir durch vermeintlich „akute“ Themen aufgehalten werden. Kennen Sie das auch? Gerade haben Sie sich in das wichtige Projekt, dessen Deadline immer näher rückt, eingearbeitet…da ruft die nette Kollegin an und bittet um kurzfristige dringende Hilfe. Und schon rückt das eigentliche Prioritäts-Projekt in weite Ferne…
Das Schlimme daran ist, dass die kurzfristige Erledigung solcher zeitraubenden Spontanaufgaben meist gar nicht zu unserer Zielerreichung beiträgt. Wie können wir also derartige Störungen, die uns vortäuschen, sofort erledigt werden zu müssen, identifizieren und vermeiden?
Hier bietet sich klassisches Protokollieren an. Indem ich drei Tage lang im Halbstundentakt niederschreibe, mit welchen Tätigkeiten ich meinen Tag verbringe, enttarne ich meine persönlichen „Störenfriede“ und kann dann gezielt handeln. Diese „Zeiträuber“ kann ich dann im besten Falle delegieren oder sie auf einen zeitlich begrenzten Platz verweisen. Idealerweise widme ich mich diesen Dingen zu einer Zeit, in der meine Leistungskurve ohnehin nicht besonders hoch ist.
Anschließend geht es darum, eine Herangehensweise an die wichtigen Aufgaben auszuarbeiten. Dafür empfiehlt sich eine Rangliste: Schreiben Sie die wichtigen Aufgaben nach Priorität geordnet untereinander, notieren Sie deren voraussichtliche Länge und geben ihnen noch einen realistischen Puffer für Unvorhergesehenes dazu. Eine solche Rangliste erleichtert Ihnen die Kontrolle am Ende des Tages oder der Arbeitswoche.
Unangenehmes erfolgreich erledigen
Praktische Tipps für Aufgaben, die Sie seit Langem vor sich herschieben:
- Eat the frog! Die klassische Methode empfiehlt, „den Frosch“ gleich am Morgen zu essen. Stürzen Sie sich als erstes auf die unangenehmste Aufgabe! Danach fühlen Sie sich befreit und bereit für die angenehmeren Projekte.
- Step-by-Step! Teilen Sie die Aufgabe in einzelne „Häppchen“ und erledigen jeden Tag eines davon. Das bringt Erfolgserlebnisse und spornt an, weiterzumachen.
- Weg damit! Vielleicht identifizieren Sie die Aufgabe als so unwichtig, dass Sie sie endgültig streichen können.
Eines ist sicher: Jede erledigte Aufgabe bewirkt ein Gefühl der Erleichterung und des Erfolgs in uns. Und eine entspannte Grundstimmung wirkt sich wiederum positiv auf unser Privat- und Berufsleben aus.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ein bereicherndes Zeitmanagement!
Herzliche Grüße
Nicole Jantzen
Dale Carnegie Business Coach
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Immer wieder werden auch wir bei Dale Carnegie gefragt, ob es Online-Trainingsangebote gibt und was wir von der Digitalsierung von Coaching halten. Als Grundlage dafür möchte ich heute erstmal klären, was ich darunter verstehe.
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